Irodai adminisztráció – a vállalati hatékonyság fehér foltja?

2017. november 06. - Richtscheid Imre

Tanácsadási munkáink során sok vállalatvezetőnél tapasztaljuk, hogy nagyon komolyan átlátják cégük termelési és kereskedelmi részlegeinek tevékenységét, de az adminisztratív területek fehér foltnak, vagy pontosabban fekete doboznak számítanak a szemükben. Ez a jelenség csak részben magyarázható azzal, hogy a magyar cégtulajdonosok és ügyvezetők túlnyomó többsége abból a szakmából, vagy arról a szakterületről származik, ami az általuk vezetett cég fő tevékenységének számít. Bár tény, hogy általában még a kereskedelmi területek nevelnek ki ügyvezetőket, de nagyon kevés céget vezetnek korábbi főkönyvelők vagy HR-esek, esetleg titkárságvezetők.

Tetszik vagy sem, egy ügyvezetőnek azonban, elfogadható szinten kell ismernie a cége összes területét, sőt valamelyest értenie kell szinte minden munkakör feladatait és tevékenységét ahhoz, hogy hatékonyan tudja vezetni a munkatársi csapatát. És tapasztaljuk is, hogy a műszaki hátterű ügyvezetők igyekeznek elsajátítani a kereskedelmi ismereteket csakúgy, ahogy a kereskedelmi vagy értékesítési hátterű vezetők beletanulnak a cég termelési és technológiai folyamataiba egy megfelelő szintig. Tehát a legtöbb vállalatban, ezen a két fő területen folyamatos törekvések vannak a teljesítmények és eredmények javítására.

A hatékonyság igazi fehér foltja a magyar vállalatokban az irodai adminisztráció területe. Ennek oka azonban nem egyszerűen az, hogy a legtöbb felsővezető nem rendelkezik kellően alapos ismeretekkel az irodai adminisztratív munkákról, vagy nem kedveli azokat. Az már egy fokkal igazabb állítás, hogy a vezetők többsége nem tulajdonít kellő jelentőséget az irodai adminisztratív területeknek, és álmában sem gondolja úgy, hogy az irodai munkák hatékonysága jelentős hatással bírna a vállalata össz-hatékonyságára, illetve a nyereségességére. Pedig sajnos ez az igazság, kétszeresen is.

Egy alacsony hatékonyságú iroda nem csak elpazarolt munkaórák ezreit jelenti, ami feleslegesen kifizetett munkabérekből és szükségtelenül elrendelt túlórából fakadó tízmilliós veszteségekhez vezet. Hanem ott van az a sokkal nagyobb probléma is, hogy egy alacsony hatékonyságú irodai tevékenység nem képes optimálisan kiszolgálni a termelést, és így gyakran a növekedés útjában álló szűk keresztmetszetté válik. Illetve, rontja a szolgáltatás minőségét is azáltal, hogy a vevők számára átadott értéket csökkenti, a lassú ügyintézés vagy a pontatlan dokumentálás, pl. téves számlázás által.

Felmerül a kérdés, hogy mi okozza ezt a jelentős hozzáállásbeli különbséget a cégvezetők többségénél, a termelés és kereskedelem, valamint az irodai adminisztráció megítélése között. Nos, több tényező is szerepet játszik a fenti helyzet kialakításában. De a legfontosabb az, hogy a köztudatban forog néhány olyan téves általánosítás, amely gátolja a terület józan megítélését. Az egyik ilyen gondolkodási furcsaság az, hogy az irodai tevékenységek hatékonysága nem mérhető, és így nem is javítható. Ezért szinte alig van olyan vállalat, amelyben a termelés szabályozásában használt menedzsment elveket alkalmaznák az irodai munkára.

Pedig az elmúlt 50 év menedzsment-tudományában meglehetősen pontos módszerek alakultak ki a vállalati (termelő) folyamatok hatékonyságának javítására. Kis kreativitással, ezek a módszerek átalakíthatók, és felhasználhatók az irodai munka megszervezése során is. Az alapelmélet viszonylag egyszerű:

  • tekintsünk az irodai munkára is „termelési” folyamatként, és azonosítsuk az összes olyan részfolyamatot, amelyek előfordulnak az irodai munkavégzés során – és valakinek azokat el kell végeznie;
  • majd bontsuk fel az összes folyamatot elemi részekre, egységnyi feladatokra, amelyek jól definiálhatóak és ismétlődőek a napi munkavégzések során;
  • végül pedig alakítsuk ki a hatékonyságot szabályozó elveket, sőt akár állapítsunk meg „normaidőket”, amelyek az egyes feladatok elvégzését a mi vállalatunkban optimálissá vagy elfogadhatóvá teszik.

Természetesen ez nem egyszerű feladat. Igényel némi szakértelmet a folyamat-menedzsment témájában, és egy kis jártasságot a munkaerő-hatékonyság, valamint a teljesítménymérés területén. Ritka, hogy egy ügyvezetőnek legyen annyi ideje, hogy egy ilyen jellegű komplex vizsgálatot el tudjon végezni maga a saját vállalatában. Ezért általában érdemes professzionális tanácsadót igénybe venni erre a munkára. De egy kisebb cégben nem lehetetlen, hogy a vezetői csapat maga elvégezze azt néhány hét alatt.

Amennyiben az irodai munkafolyamatok feltérképezésre kerülnek, sőt megvalósul a részekre bontásuk és a „normázásuk” is, akkor szinte azonnal megváltozik a vezetés alapvető hozzáállása az irodai adminisztratív területekhez. Ugyanis először a cég történetében, a vezetők objektív és részletes adatokkal fognak rendelkezni az irodai munkavégzés tekintetében.

Ezután szinte könnyűvé válik a terület átlátása, és komoly stratégiai döntések sora hozható meg viszonylagos egyszerűséggel. És pontosan ez az, amit minden vezető szeretne naponta átélni: elegendő megbízható adattal rendelkezni, hogy megalapozott döntéseket hozhasson. A HRO elemzési rendszere ezt kínálja az irodai munkavégzés területén a cégvezetőknek.

http://humaneroforrasoptimalizalas.hu/

A bejegyzés trackback címe:

https://humaneroforrasoptimalizalas.blog.hu/api/trackback/id/tr6413195454

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

Tamáspatrik 2017.11.06. 23:37:34

Másfajta lehetőség a felmérésre az egyszerűsített "benchmarking". Ehhez olyan dolgozóra van szükség, aki készségszinten vagy tapasztalati oldalról nagyon jó. Esetleg másik cégtől áthozva vagy belülről kiemelve.
A valódi betanulási idő meghaladhatja az egy évet is, a fizukat ahhoz lehetne igazítani, van ahol csinálják pl. A, B, C kategória.
Tehát van egy dolgozó, aki az összetettebb problémákat ennyi IDŐ alatt és ilyen EREDMÉNYESSÉGGEL oldja meg, ha nagyon profi, akkor C, ha kezdő vagy gyakorlatlan és segítségre szorul, akkor A kategória. A problémákat csoportosítani kell tudni, ha pontos értékelést szeretnénk. BELSŐ ember mindig jobban tud értékelni, hiszen hozzá érkezik be, az ő munkáját segíti vagy gátolja a másik tevékenysége. Igazából mindenki tudja a cégen belül, hogy akivel kapcsolata van, annak a munkája milyen szintű.
Én is léptem 2 év alatt kb. 2,5 szintet, A-ról a C aljára... nem voltam kezdő, csak ezen a területen nem volt még elég gyakorlatom. A B-t általában elérik (aki nem az nem alkalmas, az csak szenvedni fog), a C-t nem mindenki. (Ahol dolgozom, ott nincsenek ilyen kategóriák hivatalosan, de létrehozhatóak.)

Khonsu 2017.11.07. 00:41:52

Ez nagyon szép lenne, ha a véletlen, nem várt események nem borítanák az egészet, amire például magyar viszonyok között már szinte garantáltan számítani kell. Egy gyártási folyamat jól tervezhető, az adminisztráció ellenben a bürokrácia útvesztői, a nem várt események és az általános morál miatt sokkal kevésbé.

B55 2017.11.07. 05:14:37

A mai világban elvárt , hogy minden vezető magas szinten kezelje az irodai eszközöket kivált a számítógépet . A régen ismert titkárság , a kávét főző Micike világa megszűnt . A korszerű szervezetekben alig van háttér adminisztráció egyedül az első számú vezető a kivétel . Ez egyébként sokszor problémát is jelenthet , hiszen drága ,magasan kvalifikált szakemberek , vezetők szoszmotolnek olyan anyagokkal amelyeket Micike is bőven megtudna csinálni. Ráadásul a leépítések elsődleges célpontja is az esetlegesen meglévő adminisztráció . A helyes egyensúlyt kellene megtalálni .

gigabursch 2017.11.07. 07:40:14

@B55:
Mind a kétszer egyetértek veled.
:-)

Richtscheid Imre 2017.11.07. 08:17:42

@Tamáspatrik: Igen, a benchmarking egy ilyen egyszerűsített formája valóban az egyik oyan eszköz, amit felhasználunk az elvárható optimális teljesítményszintek vagy normaidők megállapításához, bár a mi fókuszunk elsősorban a cégen belüli körülmények miatt kialakuló belső elvárási szintekre helyeződik. De természetesen az iparági tapasztalat miatt az adatok összevetése elkerülhetetlen a cégek között - ha máshogyan nem, legalább tudat alatt...
Az pedig a következő kérdés, hogy mit tegyen a vezetés a feltárt eredményekkel. Mi van, ha a hasonló feladatot ellátó dolgozók teljesítménye jelentős szórást mutat? Ilyenkor tényleg érdemes lekövetni a teljesítmények különbségét a bérezésben is. A fizetési kategóriák kialakítása egy jó módszer lehet, ha az átlépés szabályait kristálytisztán meg tudják határozni. Én személyesen nagyobb híve vagyok a rugalmas bérezésnek, vagy direkt premizálásnak, de a való életben ezt a cégek sokszor elkerülik a teljesítménymérés vélt vagy valós nehézségei miatt. Köszönöm a hozzászólásodat.

Richtscheid Imre 2017.11.07. 08:29:21

@Khonsu: Természetesen osztom a magyar viszonyokról kifejezett helyzetértékelésedet. De látod azért nálad is jelentkezik a "bürokrácia útvesztői" típusú előítélet... Mondhatnám kötekedve, hogy addig bürokrácia, amíg nem érted a működését teljesen - aztán kedves kis hivatallá, vagy irodává szelídül...
Ténylegesen hiszem azt, hogy a gyártó soron is hasonló emberek dolgoznak, és az irodát is lehet jelentős mértékben gépesíteni, szoftveresíteni, és automatizálni. Csak egy átlagos irodában jóval több kisebb léptékű folyamat zajlik, mint a soron. És tényleg hosszadalmasabb feltérképezni a folyamatait, mint a gyártásét. Több az elágazás, általában több a feladatelem is, és gyakran nagyobb a szórása a hatékonyságnak.
Mindazonáltal érdemes belevágni, mert nagyon jelentős hatékonyság-javulást tud hozni, ha kitisztul a kép, és az ott dolgozók is örülni fognak, és általában felmegy a moráljuk. A pár lógós, meg lelép.

Richtscheid Imre 2017.11.07. 09:22:47

@B55: Igen, szerencsére a Micike-világa már a múlté. Én nem is ezt értem irodai munka vagy adminisztráció alatt, hanem lényegében minden olyan tevékenységet, ami nem a gyártósoron zajlik, vagy nem annyira egyedi és kreatív, mint a kutatás-fejlesztés. Ez bizonyos cégek teljes tevékenysége: pl. egy nagy könyvelő cég, jogi iroda, ügyfélszolgálati irodák, stb. De még egy iparvállalatban is a vezetői titkárság, a pénzügy, a HR, és egyéb kiszolgáló csoportok, pl. fuvarszervezés, vámügyintézés, beszerzés, minőségbiztosítás egy része, irodában végzett és részben standardizálható folyamatokból álló tevékenységek. Ezeket fel lehet térképezni, folyamatokba lehet szervezni, és ki lehet alakítani bizonyos teljesítménymérő rendszereket a számukra. És ezzel a csúcsvezetők lehetőséget kapnak, hogy a cégük ezen részét is sokkal jobban átláthassák.

B55 2017.11.07. 11:06:27

@Richtscheid Imre: értem amit mondasz , de a baj az , hogy kicsit átestunk a másik oldalra. A szép új világ ahol halkan zizgo gépek csinálnak mindent , és pár gombnyomás az admin meg messze van. Magas fizetésű felsővezetők , fenymasolnak, faxolnak, iktatnak és sorolhatnám ,tehát adminisztralnak. Nem esik le az ujjáról a gyűrű ettől , de kérdezem , biztos , hogy a tudásom így van optimálisan kihasználva ? Az anyagok rendszerezése , struktúrálása, szerkesztése papír nélkül is igen időigényes ,molyolos feladat , hat meg ha papír is van hozza , mert az is létezik meg . Ez egyelőre nem egyszerű téma .

nyu 2017.11.07. 22:02:19

jobctrlt a főnököknek is, hogy az alkalmazottak is láthassák, mennyit foglalkoznak hereveréssel.