Tanácsadási munkáink során sok vállalatvezetőnél tapasztaljuk, hogy nagyon komolyan átlátják cégük termelési és kereskedelmi részlegeinek tevékenységét, de az adminisztratív területek fehér foltnak, vagy pontosabban fekete doboznak számítanak a szemükben. Ez a jelenség csak részben magyarázható azzal, hogy a magyar cégtulajdonosok és ügyvezetők túlnyomó többsége abból a szakmából, vagy arról a szakterületről származik, ami az általuk vezetett cég fő tevékenységének számít. Bár tény, hogy általában még a kereskedelmi területek nevelnek ki ügyvezetőket, de nagyon kevés céget vezetnek korábbi főkönyvelők vagy HR-esek, esetleg titkárságvezetők.
Tetszik vagy sem, egy ügyvezetőnek azonban, elfogadható szinten kell ismernie a cége összes területét, sőt valamelyest értenie kell szinte minden munkakör feladatait és tevékenységét ahhoz, hogy hatékonyan tudja vezetni a munkatársi csapatát. És tapasztaljuk is, hogy a műszaki hátterű ügyvezetők igyekeznek elsajátítani a kereskedelmi ismereteket csakúgy, ahogy a kereskedelmi vagy értékesítési hátterű vezetők beletanulnak a cég termelési és technológiai folyamataiba egy megfelelő szintig. Tehát a legtöbb vállalatban, ezen a két fő területen folyamatos törekvések vannak a teljesítmények és eredmények javítására.
A hatékonyság igazi fehér foltja a magyar vállalatokban az irodai adminisztráció területe. Ennek oka azonban nem egyszerűen az, hogy a legtöbb felsővezető nem rendelkezik kellően alapos ismeretekkel az irodai adminisztratív munkákról, vagy nem kedveli azokat. Az már egy fokkal igazabb állítás, hogy a vezetők többsége nem tulajdonít kellő jelentőséget az irodai adminisztratív területeknek, és álmában sem gondolja úgy, hogy az irodai munkák hatékonysága jelentős hatással bírna a vállalata össz-hatékonyságára, illetve a nyereségességére. Pedig sajnos ez az igazság, kétszeresen is.
Egy alacsony hatékonyságú iroda nem csak elpazarolt munkaórák ezreit jelenti, ami feleslegesen kifizetett munkabérekből és szükségtelenül elrendelt túlórából fakadó tízmilliós veszteségekhez vezet. Hanem ott van az a sokkal nagyobb probléma is, hogy egy alacsony hatékonyságú irodai tevékenység nem képes optimálisan kiszolgálni a termelést, és így gyakran a növekedés útjában álló szűk keresztmetszetté válik. Illetve, rontja a szolgáltatás minőségét is azáltal, hogy a vevők számára átadott értéket csökkenti, a lassú ügyintézés vagy a pontatlan dokumentálás, pl. téves számlázás által.
Felmerül a kérdés, hogy mi okozza ezt a jelentős hozzáállásbeli különbséget a cégvezetők többségénél, a termelés és kereskedelem, valamint az irodai adminisztráció megítélése között. Nos, több tényező is szerepet játszik a fenti helyzet kialakításában. De a legfontosabb az, hogy a köztudatban forog néhány olyan téves általánosítás, amely gátolja a terület józan megítélését. Az egyik ilyen gondolkodási furcsaság az, hogy az irodai tevékenységek hatékonysága nem mérhető, és így nem is javítható. Ezért szinte alig van olyan vállalat, amelyben a termelés szabályozásában használt menedzsment elveket alkalmaznák az irodai munkára.
Pedig az elmúlt 50 év menedzsment-tudományában meglehetősen pontos módszerek alakultak ki a vállalati (termelő) folyamatok hatékonyságának javítására. Kis kreativitással, ezek a módszerek átalakíthatók, és felhasználhatók az irodai munka megszervezése során is. Az alapelmélet viszonylag egyszerű:
- tekintsünk az irodai munkára is „termelési” folyamatként, és azonosítsuk az összes olyan részfolyamatot, amelyek előfordulnak az irodai munkavégzés során – és valakinek azokat el kell végeznie;
- majd bontsuk fel az összes folyamatot elemi részekre, egységnyi feladatokra, amelyek jól definiálhatóak és ismétlődőek a napi munkavégzések során;
- végül pedig alakítsuk ki a hatékonyságot szabályozó elveket, sőt akár állapítsunk meg „normaidőket”, amelyek az egyes feladatok elvégzését a mi vállalatunkban optimálissá vagy elfogadhatóvá teszik.
Természetesen ez nem egyszerű feladat. Igényel némi szakértelmet a folyamat-menedzsment témájában, és egy kis jártasságot a munkaerő-hatékonyság, valamint a teljesítménymérés területén. Ritka, hogy egy ügyvezetőnek legyen annyi ideje, hogy egy ilyen jellegű komplex vizsgálatot el tudjon végezni maga a saját vállalatában. Ezért általában érdemes professzionális tanácsadót igénybe venni erre a munkára. De egy kisebb cégben nem lehetetlen, hogy a vezetői csapat maga elvégezze azt néhány hét alatt.
Amennyiben az irodai munkafolyamatok feltérképezésre kerülnek, sőt megvalósul a részekre bontásuk és a „normázásuk” is, akkor szinte azonnal megváltozik a vezetés alapvető hozzáállása az irodai adminisztratív területekhez. Ugyanis először a cég történetében, a vezetők objektív és részletes adatokkal fognak rendelkezni az irodai munkavégzés tekintetében.
Ezután szinte könnyűvé válik a terület átlátása, és komoly stratégiai döntések sora hozható meg viszonylagos egyszerűséggel. És pontosan ez az, amit minden vezető szeretne naponta átélni: elegendő megbízható adattal rendelkezni, hogy megalapozott döntéseket hozhasson. A HRO elemzési rendszere ezt kínálja az irodai munkavégzés területén a cégvezetőknek.
