Számos megközelítésben foglalkoztam már a kérdéskörrel, amely szerint megfelelő matematikai modellek alkalmazásával mérhető az irodai munkaerő teljesítménye és hatékonysága. A mérés eredményeként a vezető átfogó, objektív képet kap az irodai humán erőforrás teljes tevékenységéről. Arról viszont még nem esett szó, hogy tulajdonképpen mit is mérünk. Mi a hatékonyság mérőfoka az irodai munkakörnyezet esetében?
Abban minden bizonnyal egyet érthetünk, hogy az irodában eltöltött idő biztosan nem az. Ugyan vannak olyan munkakörök, amelyeknél a darab, az óra vagy valamilyen egység értelmezhető teljesítménymérési és értékelési kategória, ugyanakkor ez nem tekinthető általánosnak. Például könyvelők, ügyvédek, marketingesek és PR-osok vagy éppen állami hivataloknál dolgozó közalkalmazottak esetében mik lehetnek a viszonyítási pontok és a mérőszámok? Talán az egy munkavállalóra jutó ügyfelek vagy ügyek száma? Minden bizonnyal nem, hiszen sem az ügyfelek, sem pedig az ügyek nem egyformák, és ilyenformán nem összehasonlíthatóak.
Egy korábbi bejegyzésben párhuzamot vontam az első látásra egymástól igen távol álló gyári/termelői környezet, illetve az irodai munka között. Abból indultam ki, hogy legyen szó bármilyen irodai tevékenységről, az – hasonlóan egy termelési folyamathoz – valójában egy feladatrendszer, amely fő- és részfolyamatokból áll. Ezek a folyamatok külön-külön is jól azonosítható munkafázisokból tevődnek össze, amelyek mindegyikéhez pontos időszükséglet rendelhető. Első hallásra meglepőnek tűnhet, de ez tulajdonképpen azt jelenti, hogy egy irodában dolgozó munkatárs feladatrendszere elvileg ugyanolyan pontosan azonosítható és meghatározható feladatokból áll, mint mondjuk egy gyári munkásé. Bár leegyszerűsített a hasonlat, valójában erről van szó.
A gyakorlatban ez úgy működik, hogy egy vállalat irodai tevékenységének minden fő- és részfolyamata, valamint az ott dolgozó munkatársak minden egyes munkafázisa azonosítható. Attól függően, hogy mennyire szerteágazó a vállalat tevékenysége, illetve mennyire bonyolultak belső folyamatai, munkavállalónként több tíz, szervezeti szinten akár több száz munkafázist lehet így megkülönböztetni. De akármekkora is ez a szám, végül rendelkezésre áll a vállalat teljes feladatrendszere a működéséhez szükséges összes munkafázissal.
Ezt követően az egyes munkafázisok végzéséhez szükséges időt kell megállapítani. Ehelyütt kel megjegyeznem, hogy ezen áll vagy bukik a vizsgálat objektivitása és hitelessége. Ugyanis egyáltalán nem mindegy, hogy egy adott munkafázis, vagyis feladat elvégzéséhez mekkora időszükségletet rendelünk. Már az is igen nagy különbség, ha egy feladat átlagos, vagyis elvárható teljesítésének idejét 10 perc helyett mondjuk 30 percben határozzák meg. Könnyen belátható, hogy bármelyik időszükséglet is a helytálló, a nem megfelelő elfogadása, majd pedig alkalmazása a számítások során torzíthatja a végeredményt. Ha pedig több, ilyen tévesen meghatározott időszükséglet kerül a számításba, akkor az a levont következtetések tekintetében komoly tévedéseket eredményezhet, ami adott esetben a teljes vizsgálat eredményességét veszélyezteti.
Ezért fontos, hogy az egyes munkafázisok elvárható időszükségletének meghatározását olyan gyakorlott munkatársak végezzék, akik egyrészt munkakörük tekintetében megfelelő tapasztalttal bírnak, másrészt a feladat súlyosságához mérten kellően őszinték tudnak lenni. Ugyanakkor legalább ennyire fontos, hogy az így kapott adatok ellenőrzésére a vezető/munkáltató alkalmas legyen, vagyis ismerettel és tudással bírjon az egyes munkafázisok tényleges időszükségletét illetően.
Hangsúlyoznom kell, hogy az egyes munkafázisok időszükségletének meghatározásakor nem egyfajta szektor maximumra, vagyis egy ideális, legjobb, leggyorsabb értékre kell törekedni. A szektor átlaghoz vagy optimumhoz mért hasonlítás, majd pedig közeledés egy következő vizsgálat, optimalizálás tárgya lehet. Jelen esetben a cél annak meghatározása, hogy a vállalat minden adottságát és körülményeit, valamint az ott dolgozók tudását, tapasztalatait figyelembe véve, mi az a teljesíthető és ezáltal elvárható időtartam, ami az egyes munkafázisok végzéséhez szükséges. Fontos tehát, hogy mindezekről a vezető elképzeléssel és egyúttal persze ismerettel rendelkezzen.
Ideális esetben a vezető elképzelései és a tényleges adatok fedik egymást. Ez esetben rendelkezésére állhat minden egyes munkafázis tekintetében egy olyan érték, amely ténylegesen teljesíthető, és ekképpen elvárásként jelenhet meg részéről a munkatársakkal szemben. Ez az érték pedig valójában nem más, mint egy „norma”, ami a hatékonyság mérőfoka az irodai munkakörnyezet tekintetében.
Kapcsolódó cikkek:
Mennyire hatékony az irodai munkaerő?
