Egy korábbi bejegyzésben párhuzamot vontam az első látásra egymástól igen távol álló gyári/termelői környezet, illetve az irodai munka között. Abból indultam ki, hogy legyen szó bármilyen irodai tevékenységről, az – hasonlóan egy termelési folyamathoz – valójában egy feladatrendszer, amely fő- és részfolyamatokból áll. Ezek a folyamatok külön-külön is jól azonosítható munkafázisokból tevődnek össze, amelyek mindegyikéhez pontos időszükséglet rendelhető. Első hallásra meglepőnek tűnhet, de ez tulajdonképpen azt jelenti, hogy egy irodában dolgozó munkatárs feladatrendszere elvileg ugyanolyan pontosan azonosítható és meghatározható feladatokból áll, mint mondjuk egy gyári munkásé. Bár leegyszerűsített a hasonlat, valójában erről van szó.

Bármilyen nagy is legyen tehát a különbség a gyári és irodai tevékenységek jellege és persze munkakörnyezete között, amennyiben azokra, mint munkafázisokból álló feladatrendszerre tekintünk, halványodni kezdenek az éles határok. Mind a két fajta tevékenység meghatározott idő alatt elvégezhető munkafázisokból áll össze egy egységes feladatrendszerré. Ez még akkor is helytálló megállapítás, ha az irodai tevékenység messze nem annyira szabályozott, mint egy termelési folyamat, illetve ha eltekintünk az irodai környezetben természetes ad hoc feladatoktól és a mondjuk úgy rugalmasabban kezelhető munka- és feladatköröktől. Vagyis alapvető jellegüket tekintve a hasonlóság adott és kimutatható.

Ilyen nagymértékű hasonlóság esetén felmerül a kérdés, hogy valójában mi is a hatékonyság mérőfoka az irodai munkakörnyezet tekintetében? A termelői környezet mintájára esetleg beszélhetünk normáról is az irodai munkaerő esetében? Más szóval lehetséges valamiféle normát megállapítani egy irodai dolgozó számára?

A válasz egyértelműen igen. A norma meghatározása ugyanis nem egy olyan vezetői elvárást tükröz, hogy a munkavállaló végkimerülésig, napi nyolc órában, megállás nélkül, utolsó leheletéig dolgozzon. A norma egy olyan, megalapozott számításokon nyugvó, tulajdonképpen egyfajta – munkáltató és munkavállaló közötti – konszenzuson alapuló standard, amelynek teljesíthetősége elfogadott. A normának ugyanis fontos jellemzői a mérhetőség, a teljesíthetőség, az ellenőrizhetőség és végül pedig számon kérhetőség.

Kapcsolódó cikk:

Mivel mérjük az irodai munkaerő teljesítményét?

www.humaneroforrasoptimalizalas.hu

Hangsúlyoznom kell, hogy az egyes munkafázisok időszükségletének – és ezáltal a norma – meghatározásakor nem egyfajta szektor maximumra, vagyis egy ideális, legjobb, leggyorsabb értékre kell törekedni. A szektor átlaghoz vagy optimumhoz mért hasonlítás, majd pedig közeledés, már egy következő szintet jelent a vállalat életében. A cél annak meghatározása, hogy a vállalat minden adottságát és körülményeit, valamint az ott dolgozók tudását, tapasztalatait figyelembe véve, mi az a teljesíthető és ezáltal elvárható időtartam, ami az egyes munkafázisok végzéséhez szükséges.

Amennyiben minden egyes munkafázis tekintetében a vezető rendelkezésére áll egy olyan érték, amely ténylegesen teljesíthető, az már elvárásként jelenhet meg részéről a munkatársakkal szemben. Ez az érték pedig valójában nem más, mint egy „norma”, amit immár a hatékonyság mérőfokaként is tekinthetünk az irodai munkakörnyezet tekintetében.

A norma tulajdonképpen egy viszonyítási pont mind a vezető, mind pedig a munkatársak számára, amely a tényleges teljesítmény és hatékonyság mérhetőségét biztosítja. Míg vezetői oldalon az elvárható és számon kérhető teljesítmény, ezáltal pedig a hatékony működés garanciája, addig munkavállalói oldalon – ideális esetben – a tudással és tapasztalattal arányos teljesítendő és teljesíthető feladatmennyiséget határozza meg az irodai munkakörnyezetben.