A titkárnők, titkárok, asszisztensek, irodavezetők, és a különféle feladatokat ellátó irodai dolgozók a legtöbb vállalatvezető fejében csupán elkerülhetetlen járulékos költséghordozói a „tényleges termelést” végző egységeknek, ami alatt elsősorban a gyártást és az értékesítést szokták érteni. Ez a helyzet valójában az irodai munkát végzők számára is rendkívül kellemetlen, mert egyfajta megtűrt személlyé, másodrendű polgárrá alacsonyítja a státuszukat.
Másrészt ez a téveszme az egész vállalat számára is komoly károkat okoz azáltal, hogy csökkenti az irodai munkavállalók motiváltságát és termelékenységét, valamint felesleges belső ellentéteket és feszültségeket generál a termelés, az értékesítés és az irodai adminisztráció között. Természetesen az igazság az, hogy egy jól működő vállalatnak mindhárom részére egyaránt szüksége van.
Mert igaz, hogy minőségi termelés nélkül nem lenne szükség az irodai dolgozókra, és nem lenne működő vállalat, de ugyanígy igaz az is, hogy pontos adminisztráció nélkül a termelési minőség hamar romlani kezdene. És ahogyan igaz, hogy eladások nélkül nem lenne elegendő bevétel, és nem lenne életképes cég, ugyanúgy igaz az is, hogy pontos adminisztráció nélkül még a magas eladási számok sem eredményeznének nyereséges működést, és a vállalat minden bizonnyal hamarosan csődbe menne.
A vállalatvezetőkben az irodai munkavégzéssel és általában az adminisztrációval kapcsolatos furcsa gondolatok és vegyes érzések okaként egyértelműen azt találhatjuk, hogy a vezetők sokkal kevésbé látják át, és ezáltal kevésbé értik meg az irodai munkák természetét, mint akár az értékesítést, akár a termelést. Még pontosabban fogalmazva, kevésbé tudják mérni egy irodai dolgozó hatékonyságát, mint egy értékesítőét, vagy egy fizikai munkásét. Az pedig általános emberi gyarlóság, hogy amit kevésbé tudunk mérni és számszerűsíteni, vagy kevésbé értünk meg, azt kevesebbre értékeljük. Sőt, tudat alatt, akár még valahogy értéktelennek is gondolhatjuk, annak ellenére, hogy látjuk, elkerülhetetlenül szükségünk van rá.
A megoldás tulajdonképpen egyszerű: „kapjuk rajta a titkárnőnket...” a munkavégzésen. Más szavakkal vezetőként elkerülhetetlen, hogy elkezdjük vizsgálni, elemezni és végül megérteni az irodai adminisztratív folyamatokat a cégünkben. Akár saját magunk egyedül, akár tanácsadók bevonásával, de el kell kezdenünk feltérképezni azt, hogy pontosan milyen folyamatok zajlanak az irodában, azok milyen lépésekből, feladatokból állnak össze, és kik végzik az egyes lépéseket.
Egy ilyen folyamattérkép elkészítése után átfogó megértést szerezhetünk arról, hogy milyen módon támogatják az irodai tevékenységek a vállalat termelési és értékesítési erőfeszítéseit, és hogy nélkülük hogyan csökkenne a vállalati hatékonyságunk, vagy omlana össze a működésünk. Ha pedig hajlandóak vagyunk még egy lépéssel továbbvinni a dolgot, akkor érdemes megmérni az egyes feladatokkal eltöltött időket, illetve a munkavállalókkal közösen, normaidőket megállapítani az egyes adminisztratív feladatokra.
Ezen normaidők ismeretében meg tudjuk majd állapítani az irodai folyamatok idő, erőforrás és költségigényét, valamint megbecsülhetjük az irodai munka értékét is vállalatunk számára. Őszintén szólva, egyetlen vezető sem engedhetné meg magának, hogy stratégiai vagy humán erőforrást érintő döntéseket hozzon a cégében anélkül, hogy rendelkezne egy pontos irodai folyamattérképpel, és feladatszintű normatáblázattal. Ezek nélkül a vezetői döntések helyessége a vakszerencsén múlik, és szinte biztos, hogy jelentősen alacsonyabb a nyerségünk, mint amit az irodai hatékonysági mutatók ismeretében el tudnánk érni.
Kapcsolódó cikkek:
