Ahogy az iparban, úgy az irodában is beszélnünk kell a hatékonyság kérdéséről. Sok vezető csak azért nem tesz komolyabb erőfeszítéseket az irodai munkavégzés hatékonyságának javítására, mert lényegében semmilyen objektív adattal, vagy viszonyítási ponttal sem rendelkezik ahhoz, hogy valós ítéletet mondhasson az irodai dolgozók munkájának jelenlegi hatékonyságáról. Nem is beszélve arról, hogy módszereket dolgozzon ki az irodai munka hatékonyságának javítására.
Pedig az irodai munkavégzés hatékonysága nem egy elhanyagolható üzleti kérdés. Még egy iparvállalatban is a dolgozók 20-40%-a szükségszerűen irodai munkát végző alkalmazott. Ha egy cég nagyobbra nő egy kis műhelynél, akkor előbb-utóbb szüksége lesz értékesítőkre, marketingesekre, pénzügyesekre, személyzetis és logisztikus kollégákra, valamint a termelést kiszolgáló és irányító megannyi egyéb irodai dolgozóra. Számos szektorban pedig a vállalatok tevékenységének lényege is az irodákban zajlik. Itt tehát az irodai munka aránya 100%, és a cég nyereségességét teljes mértékben az irodai munka hatékonysága határozza meg.
Miért nem mérjük az irodáink hatékonyságát?
Ezen gondolatok tükrében felmerül a kérdés, hogy akkor a vezetők többsége miért nem méri az irodai munkák hatékonyságát, és miért nem tesz hasonló erőfeszítéseket az irodai munka hatékonyságának javítására, mint ahogy az ipari termelésben az ilyen jellegű eszközök alkalmazása már több, mint 100 éves múltra tekint vissza? Tapasztalatunk alapján a vállalati vezetők túlnyomó többsége úgy érzi, hogy cégében az irodai munkavégzés hatékonysága nem kielégítő. De mivel nem tudják objektíven megragadni annak költségét, vagy a hatékonyság hiányából fakadó veszteségek mértékét, ezért legfeljebb általános fejlesztési intézkedéseket tesznek, mint a számítógépek cseréje, irodai szoftverek vásárlása, stb.
A mérési módszerek és a fejlesztési eszközök hiányának következtében – illetve részben a szocializmus közmondásosan alacsony hatékonyságú, mesterségesen túlnövesztett irodai bürokráciájának hagyatékaképpen – az irodai munkavégzés megítélése súlyos előítéletektől szenvedett az elmúlt évtizedekben. A személyes konzultációk során, a vezetők szinte kivétel nélkül felismerik, hogy tudat alatt maguk is rendelkeztek ilyen jellegű előítéletekkel az irodai munkavégzés, és kis mértékben – különösen az iparban – az irodai dolgozóik irányában. Kevés dolgot lehet elképzelni, ami ennél jobban rombolná az irodai munkaerő motiváltságát, és alaposabban bebetonozná azt a téves elképzelést, hogy az irodai munkavégzés alapvetően nem hatékony, és a hatékonysága nem, vagy alig javítható.
Az ipar jó és rossz példája
A hatékonyság meghatározása az, hogy egy adott feladatot kielégítően jó minőségben, de a lehető legkevesebb idő, energia, nyersanyag, pénz vagy erőfeszítés felhasználásával végzünk el, egy adott technológiai és társadalmi környezetben. Az ipar pedig ebben nagyon jó példával járt elől az elmúlt 100 évben. Számos sikeres módszertan került kidolgozásra az ipari termelés hatékonyságának növelésére, valamint a selejt és a hulladék mennyiségének csökkentésére.
A probléma azonban az, hogy ezek a módszerek nem adaptálhatóak egy-az-egyben az irodai munkavégzésre. Az irodáink ugyanis humán rendszerek, ahol a túlzottan mechanisztikus, gépesítési vagy standardizálási módszerek többségükben bukásra vannak ítélve. Az alapelvek azonban igenis alkalmazhatóak az irodai munkára, és alkalmaznunk is kell azokat, ha nem szeretnénk kidobni a profitunk 20-30%-át azzal, hogy továbbra is a 20. század elavult szemléletét próbáljuk alkalmazni vállalatunk irodai munkavégzésére.
Sőt nagyon is lehetséges, hogy míg a 20. század a gépesítés és az ipari hatékonyság időszaka volt, addig a 21. század menedzsment-tudományának feladata az irodai munkavégzés hatékonyságának fejlesztése lesz. Szerencsére már ma is léteznek kipróbált és a gyakorlatban bizonyított tudományos módszerek a témában.
